Overzicht

Stappenplan opstart werkjaar

Je bent Ravotverantwoordelijke van jouw KSA-groep, maar wat moet je nu net in orde brengen bij de opstart van een werkjaar? We geven je hieronder een handig stappenplan, zodat de opstart van jullie ledenadministratie vlot verloopt.

Webinar

Heb je de sessie Ravot op de startavond van jullie werkkring of de Webinar gemist, of zit deze info al redelijk ver? Dan raden we je aan om eerst de Webinar te bekijken. Zodra je de Webinar hebt bekeken, volg je onderstaand stappenplan.

💡
Ravot is een ledenplatform met heel veel mogelijkheden. Je zal een even bezig zijn om Ravot éénmalig in te stellen voor jouw KSA-groep.
Webinar voor Ravotverantwoordelijken

Stap 1: Keuze of leden zichzelf kunnen inschrijven of niet

Elke ouder, lid of leiding kan een eigen account in Ravot aanmaken. Jullie groep kan ervoor kiezen om jullie leden zichzelf te laten inschrijven in jullie KSA-groep via Ravot. We raden dit dan ook aan, aangezien de gegevens van jullie leden (en ouders) dan up-to-date zijn en dit jullie enorm veel administratie en tijd bespaart. Ook als je voor deze functie kiest, is het nog steeds mogelijk om leden zelf in te schrijven, te verplaatsen of te verwijderen als Ravotverantwoordelijke.

Via onderstaande knoppen vind je de uitgebreide info terug over hoe je dit net allemaal kan instellen en opvolgen.

Hoe stel ik in dat leden zichzelf (niet) kunnen inschrijven?
Hoe schrijven leden zichzelf in?
Hoe schrijf je leden in als Ravotverantwoordelijke?
💡
Als je ervoor kiest dat leden zichzelf kunnen inschrijven, is het geen noodzaak om de online betalingen (transactiekosten) te activeren. Je kan nog steeds kiezen om 'ter plaatse' (later) of via overschrijving (gratis) te betalen.

Stap 2: Betaalmethodes instellen

Leden die online via de inschrijvingspagina inschrijven kunnen via enkele online betaalmethodes betalen die je zelf als groep kan kiezen. Je kan ook meerdere betaalmethodes combineren. Deze (online) betaalmethodes kunnen ook gebruikt worden voor de inschrijving aan activiteiten en andere afrekeningen.

💡
Het gebruik van het ledenplatform Ravot is gratis, maar als je kiest voor online betalingen via een betaalprovider zijn de bijhorende transactiekosten wel voor jullie rekening.
Bethaalmethodes instellen

Stap 3: Instellingen controleren

Er zijn heel wat mogelijkheden in Ravot. Controleer dus alle instellingen uitgebreid onder Mijn groep (via het tabblad instellingen) en personaliseer waar nodig . Als je alle instellingen volgens voorkeur hebt aangepast, zal de opvolging van de administratie van jouw KSA-groep een stuk vlotter verlopen.

Stap 4: Vlagmoment

Op 15 oktober vindt steeds het vlagmoment plaats. Het vlagmoment is het controletijdstip in Ravot. Voor die datum moet je als Ravotverantwoordelijke enkele verplichte gegevens aanvullen. Neem dus zeker ook de uitgebreide info over het vlagmoment door, zodat jouw KSA-groep tijdig in orde is.

Wat moet ik doen voor het vlagmoment op 15 oktober?

Stap 5: Documentatie doornemen

Er zijn veel mogelijkheden en functionaliteiten in Ravot. Ravot is niet enkel een tool voor je verplichte ledenadministratie in orde te brengen. Neem dus zeker de uitgebreide documentatie van Ravot door, zodat je alle functionaliteiten ontdekt!

Hieronder lijsten we alvast enkele handige functionaliteiten op:

  • Activiteitenmodule voor het organiseren van jullie weekends, evenementen, kamp, etc. voor ingeschreven leden & leiding (met bijhorende betaling).
  • Werkgroepen aanmaken en beheren (ook voor leden die je niet verzekert)
  • Toevoegen van extra persoonsgegevens per lid (bv: medische fiche) en deze ev. ook koppelen als vereiste bij een inschrijving aan een activiteit.
  • Exporteren van gegevens en mailen naar leeftijdsgroepen en werkgroepen.
  • Lees- en schrijfrechten toepassen op elk niveau, bv: jongknapenleiding kan de leeftijdsgroep jongknapen volledig beheren of enkel de gegevens lezen (of geen rechten).
  • Vlot en makkelijk opvolgen van (online) betalingen van inschrijvingen (zowel lidgelden van leden, inschrijvingen aan (jullie) activiteiten en de afrekening van het lidgeld per lid aan KSA Nationaal).
Uitgebreide documentatie Ravot
💡
We zullen ook regelmatig updates en nieuwe features lanceren. Deze zullen steeds gecommuniceerd worden via de nieuwsbrief voor Ravotverantwoordelijken.

Vragen

Heb je na het doornemen van de documentatie toch nog vragen? Contacteer ons dan via ravot@ksa.be en we helpen jou met plezier verder.