Stappenplan opstart werkjaar
Je bent Ravotverantwoordelijke van jouw KSA-groep, maar wat moet je nu net in orde brengen bij de opstart van een werkjaar? We geven je hieronder een handig stappenplan, zodat de opstart van jullie ledenadministratie vlot verloopt.
Stap 1: (Nieuwe) Ravotverantwoordelijke aanduiden
Was je vorig werkjaar Ravotverantwoordelijke en ben je dit nog steeds voor het nieuwe werkjaar? Dan ben je automatisch ingeschreven voor het nieuwe werkjaar en behoud je jouw functie als Ravotverantwoordelijke. Je kan dus direct aan de slag.
Ben je de nieuwe Ravotverantwoordelijke van jouw KSA-groep en heb je nog niet de juiste rechten? Dan zal jouw voorganger jou eerst moeten inschrijven voor het huidige werkjaar en jou de functie als Ravotverantwoordelijke moeten geven (zie onderstaand filmpje). Daarna pas kan jouw voorganger eventueel zijn eigen functie als Ravotverantwoordelijke verwijderen.
Functie toewijzen als Ravotverantwoordelijke
Het is mogelijk om meerdere Ravotverantwoordelijken (hoofdbeheerders) aan te duiden, al raden we aan om deze functie maar aan 1 of 2 personen toe te wijzen. Via de instellingen (functies beheren) kan je aan (groeps)leiding ook bepaalde rechten toewijzen.
Stap 2: Nieuw werkjaar aanmaken
Een werkjaar in Ravot start op 1 september en eindigt op 31 augustus. Vanaf 1 juli (2 maanden op voorhand) is het mogelijk om als KSA-groep een nieuw werkjaar aan te maken in Ravot om jullie inschrijvingen op te starten voor het nieuwe werkjaar. Hierdoor kan je dus tijdelijk in 2 werkjaren tegelijk aanpassingen doen.
Als je als KSA-groep ervoor kiest om zelf geen nieuw werkjaar aan te maken tijdens de zomerperiode, dan zal Ravot dit automatisch voor jullie doen op 1 september. Vanaf 1 september is het dan ook niet meer mogelijk om aanpassingen te doen in het vorige werkjaar en kan je enkel nog in het nieuwe werkjaar aanpassingen doen. De handleiding om een nieuw werkjaar aan te maken vind je terug via onderstaande knop.
Stap 3: Instellingen controleren
De algemene instellingen in Ravot blijven over de werkjaren heen bewaard. Je zal wel terug jouw leeftijdsgroepen moeten openstellen als je werkt met open inschrijvingen (leden/ouders schrijven zichzelf in) en alle instellingen controleren, zowel per leeftijdsgroep als de algemene instellingen. Via de instellingen kan je Ravot ook personaliseren (eigen logo uploaden, mails personaliseren, etc.). Klik op onderstaande titels voor meer uitleg over de belangrijkste zaken die je jaarlijks moet controleren.
Keuze maken of leden/ouders zichzelf kunnen inschrijven of niet
Elke ouder, lid of leiding kan een eigen account in Ravot aanmaken. Jullie groep kan ervoor kiezen om jullie leden zichzelf te laten inschrijven in jullie KSA-groep via Ravot. We raden dit dan ook aan, aangezien de gegevens van jullie leden (en ouders) dan up-to-date zijn en dit jullie enorm veel administratie en tijd bespaart. Ook als je voor deze functie kiest, is het nog steeds mogelijk om leden zelf in te schrijven, te verplaatsen of te verwijderen als Ravotverantwoordelijke.
De uitgebreide uitleg vind je terug op:
https://docs.ravot.ksa.be/hoe-schrijven-leden-zichzelf-in/
Betaalmethodes instellen
Leden die via Ravot inschrijven kunnen via de ingestelde online betaalmethodes betalen. Je kan ook meerdere betaalmethodes combineren. Het gebruik van het ledenplatform Ravot is gratis, maar als je kiest voor online betalingen via een betaalprovider zijn de bijhorende transactiekosten wel voor jullie rekening.
We raden aan om enkel met instant online betalingen (bancontact, kredietkaart of Payconiq) te werken. Dit vereenvoudigt jullie administratieve opvolging en het gebruiksgemak voor leden, ouders & leiding. Deze ingestelde betaalmethodes kunnen ook gebruikt worden voor de inschrijving aan activiteiten, webshops en andere aanrekeningen. Zo hoef je (bijna) geen handmatige controles meer te doen van overschrijvingen of betalingen die achteraf/ter plaatse zijn gebeurd.
De uitgebreide uitleg vind je terug op:
https://docs.ravot.ksa.be/betaalmethodes-voor-inschrijvingen-instellen/
Opgevraagde persoonsgegevens
Bij zowel de ledenadministratie (per leeftijdsgroep en bij de algemene instellingen) als de activiteitenmodule kan je persoonsgegevens instellen om meer of minder informatie te verzamelen. Dit is een behoorlijk geavanceerde functie waar je redelijk ver in kan gaan. Hier vind je wat extra informatie om je op weg te helpen.
De uitgebreide uitleg vind je terug op:
https://docs.ravot.ksa.be/persoonsgegevens-instellen/
Algemene instellingen controleren
Er zijn heel wat mogelijkheden in Ravot. Controleer dus alle instellingen uitgebreid onder Mijn groep (via het tabblad instellingen) en personaliseer waar nodig . Als je alle instellingen volgens voorkeur hebt aangepast, zal de opvolging van de administratie van jouw KSA-groep een stuk vlotter verlopen.
Stap 4: Vlagmoment
Op 15 oktober vindt steeds het vlagmoment plaats. Het vlagmoment is het controletijdstip in Ravot. De instellingen voor het vlagmoment moeten jaarlijks herbevestigd of aangepast worden. De Ravotverantwoordelijke moet dit in orde brengen tussen 1 september en 15 oktober.
Stap 5: Webinar & documentatie doornemen
Er zijn veel mogelijkheden en functionaliteiten in Ravot. Ravot is niet enkel een tool voor je verplichte ledenadministratie voor de verzekering in orde te brengen, maar online tool voor de hele leidingsploeg. Neem dus zeker de uitgebreide documentatie en webinar van Ravot door, zodat je alle functionaliteiten ontdekt!
Hieronder lijsten we alvast enkele handige functionaliteiten op:
- Activiteitenmodule voor het organiseren van jullie weekends, evenementen, kamp, etc. voor ingeschreven leden & leiding (met bijhorende betalingen).
- Webshopmodule voor het organiseren van openbare activiteiten of verkopen zoals een eetfestijn, koekjesverkoop, fuif, uniformenverkoop, etc. (met bijhorende betalingen).
- Vlot en makkelijk opvolgen van (online) betalingen: zowel lidgelden van leden, inschrijvingen aan (jullie) activiteiten, webshops en andere aanrekeningen.
- Het opmaken en automatisch uitsturen van bewijzen van deelnames en fiscale attesten naar jullie leden en leiding op basis van hun inschrijving (aan activiteiten) in Ravot.
Een overzicht van de laatste relevante aanpassingen voor Ravotverantwoordelijken kan je ook steeds bij de gebruikerupdates terugvinden.
Vragen
Heb je na het doornemen van de documentatie toch nog vragen? Contacteer ons dan via ravot@ksa.be en we helpen jou met plezier verder.