Overzicht

Leden uitnodigen of herinneren om zichzelf in te schrijven

Vergeet zeker niet eerst een nieuw werkjaar aan te maken en alle instellingen per leeftijds- en werkgroep te controleren en de betreffende leeftijdsgroep(en) 'open' te stellen vooraleer je een uitnodiging of herinnering stuurt naar jullie leden om zich in te schrijven voor het nieuwe werkjaar. Via de instellingen kan je een bepaalde leeftijds- of werkgroep aanpassen en de leeftijdsgroep openstellen.

Per leeftijdsgroep kan je de instellingen beheren
💡
Via het groene (open) of rode (gesloten) bolletje kan je op zicht zien of een bepaalde leeftijdsgroep momenteel open of gesloten is, waardoor leden (of ouders) zichzelf hiervoor kunnen inschrijven (zie groene kader op bovenstaande screenshot). De Ravotverantwoordelijke (of andere leiding met de juiste rechten) kan op elk moment een lid inschrijven, verplaatsen of uitschrijven, ook al staat de leeftijds-of werkgroep op gesloten.
Leeftijdsgroep 'open' stellen, zodat leden (of ouders) zichzelf kunnen inschrijven

Een uitnodiging of herinnering uitsturen kan op 3 manieren, hieronder vind je de uitgebreide uitleg terug hoe je dit net doet.

Optie 1: Uitnodigen via E-mail

Je kan leden een uitnodiging of herinnering sturen via mail om hen opnieuw in te schrijven voor het nieuwe werkjaar. Via onderstaand stappenplan en filmpje kan je in enkele muisklikken één of meerdere leden een uitnodiging of herinnering sturen om zich in te schrijven voor het nieuwe werkjaar.

0:00
/0:26

Leden uitnodigen om zich in te schrijven voor het nieuwe werkjaar

❗
De Ravotverantwoordelijke (of iemand met de rechten 'volledige toegang' in Ravot) zal deze uitnodiging of herinnering moeten uitsturen. De leiding heeft namelijk enkel rechten op het huidige werkjaar, in dit geval raadpleeg je de ledenlijst van vorig werkjaar.

Stap 1: Vorig werkjaar selecteren

Ga naar het tabblad leden en kies de leden die je wil bereiken via mail. Je kan ook de ledenlijst van vorig werkjaar selecteren door links onderaan een ander werkjaar te raadplegen.

Stap 2: Leden selecteren

Selecteer de leden, leeftijdsgroep(en) of 'alle leden' die je een e-mail wil sturen. Via de filterfunctie kies je best voor aansluitingstatus 'verlopen' (en 'inactief'/'niet verzekerd'). Zo ontvangen enkel de leden die nog niet opnieuw zijn ingeschreven een uitnodiging om zich opnieuw in te schrijven voor het nieuwe werkjaar. De leden met de aansluitingstatus 'actief' zijn namelijk al opnieuw ingeschreven en verzekerd.

ℹ️
De filter 'aansluitingstatus - Verlopen' kan je enkel gebruiken tussen 1 september en 15 oktober (vóór het vlagmoment). Hierdoor selecteer je alle leden die vorig werkjaar waren ingeschreven en tot nu toe nog niet voor het nieuwe werkjaar. Filteren op de aansluiting 'Niet verzekerd/inactief' kan uiteraard wel het hele jaar door.

Stap 3: E-mail opstellen

Klik op het e-mail icoontje rechts bovenaan. Nu kan je een e-mail opstellen naar deze leden. Via de knop magische tekstvervaging kan je jouw e-mail personaliseren. De leden (of ouders) dienen via hun account in Ravot het lid opnieuw in te schrijven. De uitgebreide uitleg vind je terug op de info over Mijn account (Start - stap 2: Jezelf of een gezinslid inscrhijven bij een plaatselijke KSA-groep). Je kan ook een sjabloon opmaken van deze mail, zodat je deze mail kan opslaan en later (als reminder of volgend werkjaar) kan hergebruiken.

Je kan jouw e-mail versturen naar het e-mailadres van jullie leden, ouders van leden of beide. Voor de jongste leeftijdsgroepen kies je uiteraard best voor de e-mailadressen van de ouders van jullie leden. Het totale aantal geadresseerden zie je steeds rechts bovenaan in de mail staan.

💡
Als je een mail (in bulk) verstuurd vanuit Ravot, zal in het mailtje bij ieder lid (of ouder) de persoonlijke beveiligingscode onderaan in de mail worden meegestuurd. Deze beveiligingscode hebben ze nodig om het profiel van het lid éénmalig te koppelen aan hun account, als het e-mailadres van dit account in onze database onbekend is.

Optie 2: Uitnodigen via SMS of WhatsApp

Naast het mail-icoontje rechts bovenaan vind je ook het SMS-icoontje. Je kan dus ervoor kiezen om ook een uitnodiging of herinnering via SMS of WhatsApp te versturen. Je kan ook meerdere leden tegelijk sturen en/of (enkel) naar de gsm-nummer van de ouders.

ℹ️
De SMS of WhattsApp functie werkt enkel vanaf je smartphone (via de app van Ravot) of een MAC. Je eigen gsm-nummer wordt altijd gebruikt als afzender.

Optie 3: Via de functie 'Uitnodigen' in Ravot

Je kan ook een uitnodiging sturen naar leden (in bulk) voor een bepaalde leeftijdsgroep of werkgroep. Hierdoor ontvangt het lid (of ouder) via een snelle actie een uitnodiging op hun account om zich in te schrijven voor deze bepaalde leeftijds- of werkgroep. Zo vermijd je dat leden zich voor een foutieve leeftijds- of werkgroep inschrijven. Via onderstaand filmpje kan je zien hoe je dit net doet.

❗
Leden ontvangen geen automatische melding als je hen een uitnodiging via deze functie stuurt. Je zal dus nog steeds een mailtje, SMS of Whattsapp moeten sturen om te melden dat er een uitnodiging op hun account klaarstaat om zich in te schrijven voor deze bepaalde leeftijds- of werkgroep.
0:00
/0:43

Leden uitnodigen via de functie 'uitnodigen' in Ravot