Overzicht

Wat moet ik doen voor het vlagmoment op 15 oktober?

Op 15 oktober vindt steeds het vlagmoment plaats. Het vlagmoment is het controletijdstip in Ravot. Vóór dit vlagmoment moet je enkele verplichte gegevens herbevestigen of aanpassen.

Op de startpagina van Jouw groep zie je als Ravotverantwoordelijke een overzicht van welke zaken je hebt aangevuld en welke je nog moet aanvullen en bevestigen voor het vlagmoment. Zodra je in orde bent met een bepaald onderdeel voor het vlagmoment zal dit groen oplichten.

Als je voor alle onderdelen in orde bent, zal er een groene balk verschijnen met de melding dat je in orde bent voor het vlagmoment in Ravot. Je kan ev. later nog op de knop Toon stappen klikken om eventuele wijzigingen door te voeren.

🚩
Als Ravotverantwoordelijke moet je het vlagmoment jaarlijks voor jouw KSA-groep in orde brengen tussen 1 september en 15 oktober. Zodra je alle onderdelen hebt herbevestigd en eventueel hebt aangevuld, krijg je pas de melding dat 'Ravot is in orde' en dan pas ben je helemaal in orde voor het vlagmoment (zie onderstaande screenshot).
💡
Je hebt tijd tot 15 oktober (vlagmoment) om leden die vorig werkjaar waren ingeschreven en verzekerd opnieuw in te schrijven of zelf te laten schrijven (= aansluiting 'actief'). Leden met de aansluiting 'verlopen', zullen na het vlagmoment automatisch worden aangepast naar de aansluiting 'niet verzekerd'. Leiding die een verplichte functie heeft, maar niet opnieuw is ingeschreven in het nieuwe werkjaar vóór het vlagmoment zal deze functie automatisch verliezen.

Wil je graag extra info over elke verplichting? Klik dan op één van onderstaande titels voor extra uitleg.

Ken alle verplichte functies toe aan je leidingsploeg

Verplichte functies

De vijf verplichte functies (Ravotverantwoordelijke, groepsleiding zendingverantwoordelijke, financieel verantwoordelijke, & lokaal- & vzw-verantwoordelijke) moeten toegewezen worden aan minstens één leiding. Je kan meerdere verplichte functies aan één persoon toewijzen of optionele functies toewijzen, maar deze zijn dus niet verplicht.

  • Ravotverantwoordelijke: Verantwoordelijke van de ledenadministratie. Deze persoon heeft automatisch de volledige toegang van jullie KSA-groep in Ravot.
  • Groepsleiding: Het aanspreekpunt van de groep.
  • Zendingverantwoordelijke: Ontvangt alle fysieke post en pakketjes vanuit KSA Nationaal (bv. startzending, jaarthemaschildjes, etc.).
  • Financieel verantwoordelijke: Verantwoordelijke voor alles rond financiën. Deze persoon heeft automatisch alle rechten tot de boekhouding in Ravot.
  • Lokaal & vzw-verantwoordelijke: Aanspreekpunt over alles rond lokalen en eventuele VZW-werking.

Om een verplichte functie toe te kennen zorg je er eerst voor dat de persoon is ingeschreven in Ravot, daarna kan je functie toekennen door de ledenfiche te openen en een functie toe te wijzen of via tabblad 'Leden' het lid te selecteren en op de rechtermuisknop te klikken en te kiezen voor "Functies bewerken".

Leiding koppelen aan een leeftijdsgroep

Elke leeftijdsgroep moet minstens één leiding toegewezen hebben. Dat houdt in dat je ook de leeftijdsgroepen leiding, ondersteunende leden, Hernieuwers, ... minstens één leiding toewijst!

Op het tabblad leden kan je per leeftijdsgroep de ingeschreven leden en toegewezen leiding bekijken. Wil je leiding toewijzen als leiding van een bepaalde leeftijdsgroep? Dan ga je eerst naar de leeftijdsgroep leiding (waar de persoon is ingeschreven) en klik je met de rechtermuisknop op deze persoon. Via Functies bewerken (rechtermuisknop op een lid) kan je deze persoon ook leiding maken van een bepaalde leeftijdsgroep. Zodra je de rechten hebt toegewezen, zal deze persoon dus ook zichtbaar zijn onder de leiding van de betreffende leeftijdsgroep.

De standaardinstelling van Ravot is dat elke leiding die is toegewezen aan een leeftijdsgroep, de leesrechten (kan bekijken) heeft op deze gegevens. Deze instelling kan je ook wijzigen, waardoor je meer (kan bewerken) of minder rechten (geen toegang) geeft aan personen met deze of andere functies.

Voeg een standaard e-mailadres toe

Je moet minstens één e-mailadres opgeven waarmee je e-mails kan versturen vanuit Ravot. Het is ook mogelijk om meerdere e-mailadressen op te geven en deze eventueel te koppelen aan een bepaalde leeftijdsgroep(en) waaruit je kan versturen.

Schrijf leden in

Je moet minstens 1 lid of leiding inschrijven bij elke leeftijdsgroep (behalve de standaard leeftijdsgroep 'ondersteunende leden') vóór het vlagmoment. Gebruik je een bepaalde leeftijdsgroep (tijdelijk) niet? Dan kan je deze verwijderen bij de instellingen van de leeftijdsgroepen.

Het vlagmoment is geen deadline voor de inschrijvingen. Je kan het hele jaar door leden (laten) inschrijven. Op het vlagmoment (15/10) zullen de leden met de aansluiting verlopen, automatisch aangepast worden naar niet verzekerd, waardoor ze dus niet meer verzekerd zijn voor het huidige werkjaar als ze niet opnieuw de aansluiting actief hebben verkregen.

Hoe schrijven leden zichzelf in?
https://docs.ravot.ksa.be/hoe-schrijven-leden-zichzelf-in/

Hoe schrijf je leden in als Ravotverantwoordelijke?
https://docs.ravot.ksa.be/hoe-schrijf-je-leden-in-als-ravotverantwoordelijke/

Bevestig dat je groepsgegevens correct zijn

Kijk na of alle gegevens nog correct zijn en markeer het als nagekeken.

Facturatiegegevens
Voeg één of meerdere juridische entiteiten toe. Als je zowel een feitelijke vereniging als een VZW hebt, voeg ze dan beide toe. De eerste in de lijst wordt standaard gebruikt. De facturatiegegevens worden o.a. gebruikt voor de facturatie van de transactiekosten van jullie ingestelde betaalproviders.

https://docs.ravot.ksa.be/transactiekosten-inhouding/

Bevestig dat je leeftijdsgroepen in orde zijn

Stel bij elke leeftijdsgroep het ingestelde tarief in dat wordt gevraagd bij de inschrijving van een lid. Als je wil dat leden (of hun ouders) zichzelf kunnen inschrijven met hun account, dan zet je de leeftijdsgroep op 'open'. Als Ravotverantwoordelijke is het altijd mogelijk om leden in te schrijven, ook al staat de leeftijdsgroep op 'gesloten'.

Wil je graag dat er extra persoonsgegevens (vb: medische fische ) worden opgevraagd of wil je graag met een wachtlijst werken voor een bepaalde leeftijdsgroep omdat jullie een ledenstop hebben? Dan kan je dit hier ook instellen per leeftijdsgroep. Neem hiervoor eerst de documentatie over de persoonsgegevens door. Deze aanpassingen hebben namelijk een grote impact op de inschrijvingsflow.

https://docs.ravot.ksa.be/persoonsgegevens-instellen/

Bevestig de betaalmethodes voor inschrijvingen

Kies uit welke betaalmethodes de (ouders van) leden kunnen kiezen bij de online inschrijving of bij de betaling van aangemaakte activiteiten met een bijhorende inschrijvingsprijs. Je kan meerdere betaalmethodes combineren.

https://docs.ravot.ksa.be/betaalmethodes-voor-inschrijvingen-instellen/

Bevestig dat alle lokalen nagekeken zijn

Kijk alle adressen van jullie lokalen na. Klik op een lokaal om deze te bewerken of voeg een extra lokaal toe. De lokalen die je hier registreert zijn verzekerd via de brandpolis van KSA. Als jullie dus bv. materiaal op een andere locatie gaan stockeren, kan je deze locatie hier ook registeren, zodat dit materiaallokaal ook in orde is voor de brandverzekering. Je kan zoveel lokalen als nodig registreren, zonder meerkost.

https://www.ksa.be/verzekering/brandpolis