Overzicht

Persoonsgegevens instellen

Bij zowel de ledenadministratie als de activiteitenmodule kan je persoonsgegevens instellen om meer of minder informatie te verzamelen. Dit is een behoorlijk geavanceerde functie waar je redelijk ver in kan gaan. Hier vind je wat extra informatie om je op weg te helpen.

Persoonsgegevens van leden instellen bij de algemene instellingen

Via Mijn groep kan je via instellingen naar de Persoonsgegevens van leden instellen.

KSA Nationaal zal standaard enkele minimum of ingebouwde gegevens opvragen die je niet kan uitvinken (grijze vakken). Dit zijn de gegevens die het lid, ouder of Ravotverantwoordelijke moet opgeven bij het inschrijven of aanmaken van een lid in Ravot (ook al verzeker je deze persoon niet). Je houdt deze gegevens best zo beperkt mogelijk. Bij het aanmaken van een helper voor jullie eetfestijn wil je bv. niet dat steeds het adres, oudergegevens, etc. moet opvragen om deze persoon een eenmalige ééndagsaansluiting te bezorgen. KSA Nationaal heeft hiervoor al voor jullie nagedacht en de standaard instellingen (grijze vakken) zullen voor de meeste KSA-groepen voldoen om de juiste informatie op te vragen. Per standaard leeftijdsgroep kan je namelijk ook nog instellen welke gegevens je net wil opvragen. Hier heeft KSA Nationaal ook al een voorstel gedaan dat voor de meeste KSA-groepen zal voldoen.

Persoonsgegevens instellen per leeftijdsgroep

Via Mijn groep kan je via het tabblad leden op het tandwieltje klikken om de instellingen per leeftijdsgroep aan te passen. Je kan dit ook aanpassen via de instellingen - Inschrijvingsgroepen beheren.

Zodra je op het tandwieltje hebt geklikt kan je de verschillende ingestelde leeftijdsgroepen, werkgroepen en ev. andere ingestelde categorieën aanpassen. Als je een leeftijdsgroep aanklikt, kan je alle ingestelde gegevens bekijken en bewerken. Hier kan je ook de verzamelde persoonsgegevens aanpassen. Per standaard leeftijdsgroep heeft KSA Nationaal ook al een voorstel gedaan van welke info net per standaard leeftijdsgroep moet opgevraagd worden. Hier hebben we ook uitgebreid over nagedacht welke info je net wil opvragen. Normaal gezien zullen de meeste KSA-groepen geen of weinig extra persoonsgegevens opvragen om dubbele info te vermijden, maar dit kan je dus hier instellen.

💡
Zodra je extra gegevens opvraagt na het instellen van de opgevraagde persoonsgegevens, zullen de reeds ingeschreven leden (of ouders) een 'snelle actie' op hun account ontvangen met de vraag om de ontbrekende gegevens in te vullen.

Als je de persoonsgegevens (per leeftijdsgroep) instelt, denk dan zeker goed na welke info je minimum (algemene instellingen) en per leeftijdsgroep wil opvragen. Bijvoorbeeld: Een lid van 8 jaar heeft vaak geen eigen e-mailadres. Als je bij de algemene instellingen instelt dat iedereen verplicht een e-mailadres moet opgeven, dan zal de ouder eerst het eigen e-mailadres moeten opgeven (oudergegevens) en daarna verplicht het e-mailadres van het lid zelf, wat de meesten nog niet hebben. Hierdoor kunnen ze hun inschrijving dus niet afronden. De oudergegevens worden sowieso bij de jongste leeftijdsgroepen opgevraagd en bij de leiding bijvoorbeeld niet. Het e-mailadres van het lid wordt standaard optioneel vanaf 10 jaar opgevraagd en vanaf 17 jaar verplicht, aangezien de oudergegevens verplicht worden opgevraagd bij de minderjarige leden (en niet bij de meerderjarige). Zo kan je dus steeds elk lid of leiding via mail contacteren.

💡
Vermijd het opvragen van dubbele of niet relevante info. KSA Nationaal heeft per leeftijdsgroep al een goed voorstel gedaan dat voor de meeste KSA-groepen voldoet. Uiteraard kan je ook extra gegevens opvragen die relevant zijn voor jullie werking.

Als je de algemene instellingen en de instellingen per leeftijdsgroep goed hebt ingesteld, dan zal jullie ledenadministratie vlot verlopen. Mis je toch nog bepaalde persoonsgegevens? Dan kan je deze zelf aanmaken. Hieronder vind je de uitleg hoe je dit net kan doen.

Extra persoonsgegevens aanmaken

Via de algemene instellingen van Persoonsgegevens van leden kan je een nieuwe vragenlijst aanmaken die relevant is voor jouw KSA-groep. Deze aangemaakte vragenlijst kan je dan daarna selecteren bij het instellen van de persoonsgegevens (per leeftijdsgroep) of bij het aanmaken van een activiteit in de activiteitenmodule.

💡
Het is héél belangrijk dat je de basisgegevens ingeschakeld houdt als je ze nodig hebt en dat je ze niet vervangt door extra persoonsgegevens, bv: adres opvragen via de extra persoonsgegevens, terwijl je dit bij de standaard gegevens kan aanvinken. Enkele van deze gegevens zijn ook standaard verplicht in te vullen voor KSA Nationaal (grijze vakken), omdat wij deze gegevens nodig hebben voor de werking.

Titel en beschrijving

Kies nu een titel voor je vragenlijst. Dit is de tekst die bovenaan jouw extra stap zal verschijnen. Per stap kan je daarna meerdere vragen toevoegen. Stel dat je rijksregisternummers van minderjarige leden wilt verzamelen, dan kan je bijvoorbeeld 'Rijksregister -18j' nemen als titel van de vragenlijst.

De beschrijving van de vragenlijst zal onder de titel verschijnen en is optioneel.

Wanneer ingeschakeld?

Daarnaast heb je de optie om 'filters' in te stellen. Hiermee kan je ervoor zorgen dat jouw vragenlijst enkel gesteld zal worden als er een aantal voorwaarden vervuld zijn. Dit is al een redelijk geavanceerde functie, gebruik deze met mate.

Wanneer verplicht invullen?

Je kan het mogelijk maken dat een vragenlijst kan worden overgeslagen, eventueel onder bepaalde voorwaarden. Hiermee kan de volledige stap worden overgeslagen bij het invullen, ook als bepaalde vragen in die vragenlijst verplicht in te vullen zijn. Gebruik dit enkel als je het echt nodig hebt, als je bijvoorbeeld ofwel alle vragen wilt laten invullen, ofwel niets, maar nooit half ingevuld.

Vragen toevoegen

Na het aanmaken van een vragenlijst kan je vragen toevoegen aan je vragenlijst. Je kan deze vragen eventueel opdelen in verschillende categorieën om het geheel wat overzichtelijk te houden. Je kan op elk moment een voorbeeld van je vragenlijst bekijken door onderaan op de knop 'Voorbeeld' te klikken.

Naam en titel van een vraag

Klik op '+ Vraag' om een nieuwe vraag toe te voegen aan de vragenlijst. Hier kan je een naam kiezen voor jouw vraag. Houd deze naam kort, want dit is hoe je het intern zal kunnen bekijken (dat maakt het veel overzichtelijker). Je kan nog een aparte titel kiezen voor hoe het zichtbaar moet zijn voor de persoon die de vraag moet invullen (= titel).

Bijvoorbeeld, als naam zou je kunnen nemen 'Rijksregisternummer', en als titel zou je kunnen nemen 'Wat is het rijksregisternummer van het lid?'.

Type

Voor elke vraag kan je een type kiezen:

  • Tekstveld (één lijn)
  • Tekstveld (meerdere lijnen)
  • Adres
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Datum
  • Aankruisvakje
  • Aankruismenu (kies één)
  • Aankruismenu (kies meerdere)

Afhankelijk van welke informatie je wilt verzamelen kies je dus één van de bovenstaande types. Dit zorgt ervoor dat het invullen van de vraag geoptimaliseerd is en dat de inhoud zal worden gevalideerd. Als je bijvoorbeeld een ja/nee vraag wilt stellen, kies je beter voor het aankruisvakje.

Hierna kan je afhankelijk van het type vakje ook nog beschrijvingen toevoegen. In een tekstvak kan je bijvoorbeeld kiezen of er tekst in een leeg tekstvak moet komen. Dit is een ideale plaats om een voorbeeld te geven van water moet worden ingevuld. Je kan ook nog extra informatie onder de vraag toevoegen om alles wat te verduidelijken.

Ben je hier klaar met instellen, kan je op de knop 'Voorbeeld' klikken om te zien hoe jouw vraag er zal uitzien als deze moet worden ingevuld.

Waarschuwing

Dit is een héél handige functie voor jezelf. Soms wil je dat het voor beheerders van je KSA-groep extra duidelijk is als een bepaalde vraag op een bepaalde manier werd beantwoord. Bijvoorbeeld als je voedingsallergieën verzamelt kan je ervoor zorgen dat dit in het rood zichtbaar komt als jij als de Ravotverantwoordelijke een lid bekijkt of de inschrijvingen van een activiteit exporteert.

Ten eerste stel je in wanneer er een waarschuwing moet komen: nooit, wanneer iets werd ingevuld/aangevinkt of wanneer iets leeg werd gelaten/niet aangevinkt. Bijvoorbeeld als iemand niet akkoord is met het maken van foto's tijdens activiteiten, dan kan je een waarschuwing toevoegen als het vakje voor toestemming niet werd aangevinkt.

Vervolgens kies je een tekst die zichtbaar zal zijn voor beheerders als de waarschuwing getoond wordt, en je kan het type van de waarschuwing kiezen. Het type bepaalt vooral de kleur en de volgorde waarin waarschuwingen getoond worden. Zo kan je voedingsallergieën met rode waarschuwingen aanduiden, maar bijvoorbeeld een vegetarisch dieet als een informatieve waarschuwing.

Voorbeeld van een waarschuwing die getoond kan worden, bij het bekijken van een lid.

Gevoelige gegevens

Bij vragenlijsten die je toevoegt voor leden, zal je ook de mogelijkheid hebben om aan te duiden als het om gevoelige gegevens gaat. De vraag zal dan overgeslagen worden als leden/ouders geen toestemming hebben gegeven voor het verzamelen van gevoelige gegevens, dit om in orde te zijn met de GDPR wetgeving.

Toestemming gegevens verzamelen
💡
Als je het vakje 'gevoelige gegevens' aanduidt bij een bepaalde vraag en het lid of de ouder hebben hun akkoord niet gegeven om gevoelige gegevens te verzamelen, dan zal het lid of de ouder deze vraag nooit gezien hebben bij hun inschrijving.

Opslaan

Eenmaal je alles hebt ingesteld, sla je op tot alle vensters gesloten zijn. Daarna zijn alle vragenlijsten actief.

💡
Als je een extra veld persoonsgegevens aanduidt bij de instellingen (van een leeftijdsgroep) en er waren al leden ingeschreven (in die leeftijdsgroep). Zodra je op 'opslaan' klikt, zullen deze leden of ouders een 'snelle actie' ontvangen op hun account met de vraag om te ontbrekende gegevens in te vullen.