Nieuw werkjaar aanmaken
Een werkjaar in Ravot start op 1 september en eindigt op 31 augustus. Vanaf 1 juli (2 maanden op voorhand) is het mogelijk om als KSA-groep een nieuw werkjaar aan te maken in Ravot om jullie inschrijvingen op te starten voor het nieuwe werkjaar. Hierdoor kan je dus tijdelijk in 2 werkjaren tegelijk aanpassingen doen.
Als je als KSA-groep ervoor kiest om zelf geen nieuw werkjaar aan te maken tijdens de zomerperiode, dan zal Ravot dit automatisch voor jullie doen op 1 september. Vanaf 1 september is het dan ook niet meer mogelijk om aanpassingen te doen in het vorige werkjaar en kan je enkel nog in het nieuwe werkjaar aanpassingen doen. Gegevens van vorige werkjaren zijn altijd raadpleegbaar, maar niet meer aanpasbaar.
Hoe maak ik een nieuw werkjaar aan?
Als Ravotverantwoordelijke kan je via Mijn groep - tabblad leden links onderaan een ander werkjaar selecteren. Hier kies je voor het volgende werkjaar, het huidige werkjaar waarin je je bevindt, zal aangeduid staan met een vinkje.
Zodra je het nieuwe werkjaar aanduidt, zal je de eerste keer een pop-up venster te zien krijgen met extra informatie.
Zodra je op de knop Kopie maken klikt, zal Ravot het nieuwe werkjaar aanmaken. Zoals je in deze pop-up kan lezen, vergeet zeker niet:
- De prijzen en datums van jouw leeftijdsgroepen in te stellen. De structuur van jouw leeftijdsgroepen blijft wel behouden. Als je geen prijs instelt en je zet jouw leeftijdsgroep open, dan kunnen leden gratis inschrijven, wat uiteraard niet de bedoeling is, want ingeschreven leden (actieve aansluiting) worden achteraf aangerekend door KSA Nationaal.
- De inschrijvingen van alle leeftijdsgroepen staan bij het heropenen van een werkjaar automatisch op gesloten. Controleer per leeftijdsgroep alle instellingen en zet deze open als je wil dat leden (of ouders) zichzelf kunnen inschrijven. Het is ten allen tijde mogelijk om als Ravotverantwoordelijke leden in te schrijven in een leeftijdsgroep, ook al staan deze op gesloten. Een leeftijdsgroep open zetten is deze zichtbaar maken, zodat leden (of ouders) zichzelf kunnen inschrijven via hun eigen account.
- Controleer niet alleen de instellingen per leeftijdsgroep, maar ook de algemene instellingen van Ravot via Mijn groep - tabblad 'meer' - instellingen.
- Vergeet niet leden opnieuw in te schrijven voor het nieuwer werkjaar of jullie leeftijdsgroepen open te zetten en jullie leden/ouders te contacteren met de vraag om zichzelf in te schrijven voor het nieuwe werkjaar.