Leeftijdsgroepen en werkgroepen beheren

Inschrijven ≠ automatisch verzekerd

Je kan leden zelf toevoegen aan leeftijdsgroepen en werkgroepen als Ravotverantwoordelijke (of personen die de rechten op deze leeftijdsgroepen of werkgroepen hebben verkregen). Hierdoor zijn deze leden nog niet automatisch verzekerd. Enkel leden met de status 'actief' zijn verzekerd bij KSA en zullen bijgevolg aangerekend worden op de eerstvolgende lidgeldfactuur.

Deze uitleg geldt als je je in het huidige werkjaar begeeft (zie links onderaan).

💡

Leden met de status 'niet verzekerd' kunnen geen gebruik maken van de KSA-verzekering. Je kan deze leden wel toevoegen aan werkgroepen of andere zelfgemaakte categorieën voor jullie interne werking.

De Leeftijdsgroepen worden automatisch overgenomen van het vorige werkjaar. Op zich is er weinig verschil met de werkgroepen, behalve dat je verzekerd (= aansluiting actief) moet zijn . Ravot zal automatisch de aansluiting op actief zetten. We willen uiteraard dat jullie leden en leiding verzekerd zijn tijdens al jullie KSA-activiteiten. De leeftijdsgroepen (en werkgroepen of andere categorieën) staan standaard gesloten.

💡

Ravotverantwoordelijken kunnen altijd leden inschrijven in leeftijdsgroepen, werkgroepen of andere categorieën, onafhankelijk of deze leeftijdsgroep opengesteld is of niet.

Controle om leden zichzelf te laten inschrijven

Wil je dat leden zichzelf kunnen inschrijven voor een bepaalde leeftijdsgroep? Dan zet je deze open en zal deze leeftijdsgroep zichtbaar zijn als een (ouder van een) lid zichzelf wil inschrijven bij jullie KSA-groep. Het lid moet uiteraard ook voldoen aan de juiste leeftijd van deze leeftijdsgroep.

Via Breng Ravot in orde (tabblad start onder Mijn groep) kan je overzichtelijk nakijken welke leeftijdsgroepen open of gesloten staan, voor welke leeftijden en het bijhorende inschrijvingstarief. Je controleer dus best zeker onderstaande zaken:

Zorg ervoor dat alle leeftijden kunnen inschrijven in een bepaalde leeftijdsgroep. De leeftijden mogen overlappen bij meerdere leeftijdsgroepen, maar dan krijgt (de ouder van) het lid deze 2 leeftijdsgroepen als keuze.
Als je de leeftijdsgroep open zet en geen tarief (€0) instelt zullen leden zich gratis kunnen inschrijven. Dit vermijd je dus best.
Het is altijd mogelijk om uitzonderingen (bv: lid dat een groep ouder of jonger zit of de leidingsploeg) handmatig in te schrijven als Ravotverantwoordelijke, ook al staat de leeftijdsgroep op gesloten. Vergeet ook geen bijhorende handmatige aanrekening voor dit lid toe te voegen indien nodig (fiche lid openen en tabblad rekening openen).

Werkgroepen

Werkgroepen zijn standaard niet zichtbaar als inschrijvingsgroep waar leden of leiding kunnen voor inschrijven. Je kan bij de instelling per leeftijdsgroep of werkgroep er wel voor kiezen om deze eventueel open te stellen en een tarief aan te koppelen, waardoor leden of leiding hier zichzelf voor kunnen inschrijven. Meestal worden werkgroepen aangemaakt en gebruikt voor de interne werking en niet opengesteld. Het tarief van een werkgroep staat standaard op € 0.

Extra categorieën

Je kan ook extra categorieën aanmaken. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de categorie 'verzendlijsten' aan te maken. Je maakt een subcategorie 'Kookouders' aan en schrijft alle kookouders in die misschien deze zomer mee willen gaan koken op kamp. Door deze ondersteunende leden in te schrijven als Ravotverantwoordelijke zijn ze nog niet verzekerd en hebben ze de status niet verzekerd of verlopen (of ze zijn al ingeschreven voor dit werkjaar en dan hebben ze wel de status actief). Nu kan je vanuit Ravot snel en makkelijk een mail sturen naar iedereen in deze lijst met de vraag wie dit jaar graag meegaat. Op basis van de antwoorden kan je per persoon hun aansluiting wijzigen door ze een kampverzekering of ééndagsaansluiting (voor meerdere dagen) toe te wijzen.

Aansluiting aan lid toevoegen

Als Ravotverantwoordelijke kan je een aansluiting aan iemand toewijzen door te klikken op het lid, zodat zijn persoonlijk fiche opent en op het tabblad aansluiting een aansluiting (=verzekering) toe te voegen.

💡

Als je een kampverzekering of een volledig werkjaar toekent aan een persoon, dan zal de aansluiting naar Actief veranderen, waardoor deze persoon is verzekerd. Als je iemand verzekert via de eendagsaansluitingen, zal de status enkel op de dagen van de verzekering op actief staan. Je kan wel steeds de persoonlijke fiche van de persoon raadplegen om na te kijken wanneer de eendagsaansluitingen net gelden.