Fiscaal attest kinderopvang (281.86) aanmaken
In Ravot kan je documenten genereren. Daarbij ondersteunen we ook het Fiscaal Attest voor kinderopvang (281.86). Lees hier hoe je dit voor jouw leden aanmaakt.
Dit attest kan je pas vanaf november aanmaken en de activiteiten moeten in hetzelfde jaar zijn doorgegaan. Idealiter maak je deze aan in januari of februari voor het voorgaande kalenderjaar. Zo heeft elke ouder een fiscaal attest per kind en per kalenderjaar, dat men kan downloaden op hun account in Ravot.
Wat?
Ouders kunnen belastingvermindering krijgen voor de uitgaven voor kinderopvang als je voldoet aan een aantal voorwaarden. Die gelden ook voor de opvang door jeugdwerk, scholen of de sportsector.
De vermindering geldt voor kinderen jonger dan 14 en voor kinderen met een zware handicap van jonger dan 21 jaar.
Wanneer geldt dit?
Ouders hebben recht op belastingvermindering voor de uitgaven voor alle vrijetijdsinitiatieven buiten de normale lesuren.
Stap 1: Gegevens verzamelen
Voor je de attesten aanmaakt, geef je de ouders de mogelijkheid om hun rijksregisternummer en gegevens van de schuldenaar in te geven.
Deze gegevens verzamelde je normaal via de inschrijvingen van je leden. Als leden zichzelf niet inschreven via Ravot, maar de Ravotverantwoordelijke dit voor hen deed, is het mogelijk dat bepaalde gegevens niet aangevuld werden. Roep je leden dan op om dit alsnog te doen.
Als ouders dit niet op tijd invullen is dit geen ramp, omdat we dan nog één van de ouders kunnen invullen op het document. Maar je geeft hen wel best de mogelijkheid om dit nog te wijzigen indien nodig.
Welke gegevens moet je nog verzamelen?
- Voor en achternaam schuldenaar
- Adres schuldenaar
- Rijksregisternummer schuldenaar
- Rijksregisternummer lid
Wie is de schuldenaar?
De persoon die het inschrijvingsgeld heeft betaald. Meestal is dit één van de ouders. Als de ouders wettelijk samenwonend of getrouwd zijn, maakt het niet uit welke van de ouders je invult. In het andere geval vult men best de ouder in die het kind fiscaal ten laste heeft, anders krijgt men geen fiscaal voordeel.
Bij gescheiden ouders is het voorlopig het gemakkelijkste dat één ouder het als fiscaal voordeel opgeeft. Willen beide ouders toch een apart attest omdat ze samen het lidgeld betalen, dan is manueel werk noodzakelijk. Hiervoor dupliceer je een attest dat door Ravot werd aangemaakt, pas je de gegevens van de schuldenaar op beide attesten aan (één voor elke ouder), en deel je de prijs door 2. Opgelet: dat heeft enkel zin als beide ouders nog steeds het kind fiscaal ten laste hebben.
Stap 2: Document aanmaken
Wanneer je alle gegevens hebt toegevoegd in Ravot kan je het document aanmaken. Je hoeft dus niet te wachten tot alle ouders de gegevens hebben ingevuld.
Ga in het menu naar 'Documenten', en kies voor 'Nieuw document'.
Selecteer bij type document 'Fiscaal attest kinderopvang'.
Naam
Geef het attest de naam 'Fiscaal attest kinderopvang (281.86) + jaartal'
Vereniging
Dit wordt automatisch aangevuld wanneer je je activiteit koppelt.
Vergunningstype
Duid aan welke instantie jullie vereniging erkend heeft. Voor KSA geldt hier Gemeenten, gemeenschappen of gewesten.
Certificeringsautoriteit
Vul hier de gegevens aan van de organisatie, aangeduid bij vergunningstype. Dit gaat in het geval van KSA groepen over jullie gemeente.
Ondertekening
Bij ondertekening vul je jouw naam in en jouw functie binnen de vereniging in. Je kan hier ook een stempel van je organisatie plaatsen.
Inschrijvingen
Hier koppel je de activiteiten waarvoor jullie fiscale attesten kunnen uitreiken.
Klik op Inschrijvingen toevoegen en selecteer Activiteiten.
Selecteer hier alle afgelopen activiteiten van het kalenderjaar die in aanmerking komen voor een fiscaal attest. Je hoeft maar één keer een fiscaal attest aan te maken per kalenderjaar.
Sla het sjabloon op. Je hebt nu een kladversie van het fiscaal attest aangemaakt.
Het attest wordt pas gepubliceerd voor je leden van zodra je op de knop 'publiceer' klikt.
Stap 3: nakijken
Na het aanmaken van een document, wordt die aangemaakt als 'Klad'. Het is dus nog voor niemand zichtbaar, en je kan het allemaal nog verwijderen als je iets fout had ingegeven.
Je via de knop 'Documenten' doorklikken om elk individueel aangemaakt document te bekijken. Via rechtermuisknop kun je een document downloaden om het te bekijken.
Ravot geeft aan als een document onvolledig is (bv. er ontbreekt een naam, adres, geboortedatum, prijs).
Onvolledige documenten kunnen niet gedownload worden door leden. Maar ze zijn wel zichtbaar zodra je het document publiceert. Als leden dat document zullen proberen downloaden, zal gevraagd worden om hun gegevens eerst aan te vullen.
Stap 4: publiceren
Als alles in orde is, kan je publiceren. Nu geef je de leden best nog even de tijd om de gegevens na te kijken. Je stuurt dus best een e-mail naar alle leden met de melding dat het attest beschikbaar is in het ledenportaal. Als ze de gegevens willen wijzigen kan men nog de vragenlijst invullen of aanpassen. Het document zal dan automatisch aangepast worden (je kan dit later uitzetten). Communiceer best wel dat ze binnen x aantal dagen de gegevens moeten nagekeken hebben.
Sowieso is het handig om alle ouders te verwittigen als de fiscale attesten in het ledenportaal werden toegevoegd. Ze krijgen hiervan geen automatische e-mail. Je kan een mail rechtstreeks vanuit de documentenmodule uitsturen naar alle leden waarvan je net een fiscaal attest hebt opgemaakt.
Stap 5: indienen (probeer dit al op voorhand zonder in te dienen)
Na het publiceren van je documenten kan je ook een export naar een XML-bestand nemen. Dit bestand kan je gebruiken voor het indienen van de aangifte in Belcotax-on-web.
Voor de deadline (eind februari) moet je alles indienen in Belcotax, maar doe dit liefst minstens een week op voorhand.
- Kijk alles nog een laatste keer na. Hierna mag je geen wijzigingen meer maken.
- Schakel 'Automatische gegevens aanpassen' uit.
- Kies voor 'Exporteren naar XML'
- Beantwoord de vragen. Als feitelijke vereniging vul je het
refertenummerin dat je had aangevraagd bij Belcotax (zie boven). - Er wordt nu een XML document gedownload. Ravot zal alle documenten een uniek oplopend nummer geven (je kan die zien door een document open te klikken of door het kolom nummer zichtbaar te maken). Dit is noodzakelijk voor Belcotax, maar staat niet op de documenten zelf. Als je later foutmeldingen krijgt, zal Belcotax altijd dit nummer vermelden, en op die manier kan je het oorspronkelijke document terugvinden.
- Nu moet je het XML bestand omzetten in een BOW bestand via de validatiemodule van Belcotax. Die kan je hier downloaden. Hiervoor heb je Java nodig. Wij bieden geen ondersteuning bij het openen van dit programma*, voor vragen kan je opnieuw bij Belcotax zelf terecht en in hun handleiding. Bij het omzetten moet je erop letten dat het nog altijd mogelijk is dat je foutmeldingen krijgt. Bv. als één van de leden een ongeldig rijksregisternummer heeft opgegeven, of als de postcode ongeldig is... Zo is er ook een absurd maximum van 28 tekens op de lengte van de naam van jouw vereniging, om maar iets te noemen. In die gevallen kan je de documenten nog corrigeren en daarna opnieuw de XML exporteren.
7. Het uiteindelijke BOW bestand dat uit de validatiemodule kwam kan je in Belcotax zelf uploaden en insturen (zie documentatie).
Het kan ook zijn dat je document opgeladen is, maar nog niet verwerkt. Dan kan je later nog altijd foutmeldingen doorgestuurd krijgen via email (op het emailadres dat je had ingegeven). Je krijgt altijd een bevestiging van goed ontvangst als het gelukt is (na 48 uur), dus als je niets krijgt, is er mogelijks iets mis. Contacteer in dat geval niet ons, maar Belcotax, wij kunnen hier niet bij helpen.
Je kan ook waarschuwingen krijgen. Bijvoorbeeld dat het rijksregisternummer bij een lid ontbreekt. Die kan je meestal negeren, maar kijk ze even na.
Krijg je een foutmelding waar je écht niet aan uit kan, en waarvan je eerst zelf hebt onderzocht dat het niet aan een fout document ligt? Dan kan je ons contacteren via ravot@ksa.be.