Overzicht

Werking van de boekhoudingsmodule

Via het tabblad 'meer - boekhouding (Mijn groep)' kan je als financieel verantwoordelijke (en Ravotverantwoordelijke of andere leiding met rechten op de boekhoudingsmodule) de financiën van jouw KSA-groep die via Ravot verlopen raadplegen en opvolgen.

Betalingen exporteren

Je kan op elk moment de betalingen van een bepaalde periode (bepaalde dag, week, maand, jaar, etc.) met alle ingestelde betaalmethodes exporteren in Excel. Zo kan je vlot nagaan hoeveel inkomsten jullie net nebben verkregen van jullie inschrijvingen, activiteiten en webshops.

In de Excel zal je zowel een tabblad betalingen (per transactie, kan meerdere inschrijven bevatten) als een tabblad betaallijnen (per inschrijving) raadplegen.

💡
Via de functie 'draaitabel invoegen' in Excel kan je met enkele muisklikken weten hoeveel jullie net aan elk evenement en aan lidgelden hebben ontvangen door deze toe te passen op het tabblad Betaallijnen. Het gebruik van deze relatief makkelijke functie kan je best even googelen, als jou deze nog niet bekend is.

Als je meer info wil over hoe je de betaalmethodes kan instellen of wanneer de uitbetalingen net gebeuren, klik dan op onderstaande knoppen.

Betaalmethodes instellen
Hoe ontvang ik het geld op mijn rekening voor online betalingen?
Aansluiten bij Stripe (bancontact & kredietkaart)

Overschrijvingen controleren

Als je de betaalmethode overschrijving of ter plaatse/achteraf als mogelijke optie(s) hebt opgegeven om te betalen bij jullie instellingen, dan zal je deze handmatig moeten markeren als betaald, zodra je de betaling hebt ontvangen.

De overschrijvingen die je nog niet hebt gecontroleerd staan tijdelijk 'in verwerking'. Hierdoor verdwijnt de snelle actie op het portaal van het lid (of de ouder), tot jij de betaling hebt gemarkeerd als betaald. Wacht je te lang met deze controle? Dan zal na een tijdje de betaling automatisch terug als openstaand bedrag tevoorschijn komen en niet meer 'in verwerking' staan. De betreffende 'te controleren overschrijving' verdwijnt dan ook terug van deze pagina. Het lid (of de ouder) ontvangt ook terug een snelle actie met de vraag tot betaling.

Voor overschrijvingen duidt je één of meerdere rijen aan en klik je rechts bovenaan op de 3 puntjes. Je kiest dan voor Markeer als betaald. Je kan ook op de rechtermuisknop klikken in plaats van de 3 puntjes rechts bovenaan.

'Marker als betaald' = Deze overschrijving verdwijnt op deze pagina en dit bedrag zal ook verdwijnen als openstaande schuld bij het betreffende lid. Deze betaling zal enkel nog zichtbaar zijn op de pagina 'Alle betalingen'.

'Markeer als niet betaald'= De betaling komt terug tevoorschijn als openstaand bedrag op het account van het lid (of de ouder) met de vraag tot betaling. De status van van deze betaling veranderd terug van 'in verwerking' naar 'openstaand' op de pagina 'Te ontvangen bedragen'.

Voor de betaalmethodes overschrijving en ter plaatse/achteraf hoef je geen transactiekosten te betalen. Weet wel dat het bedrag als openstaand blijft gemarkeerd op het portaal van het lid/ouder tot dat jij deze overschrijving hebt gemarkeerd als betaald. Bij de andere betaalmethodes gebeurt dit instant en automatisch, aangezien je de betaling al hebt ontvangen.

💡
We raden aan om enkel met instant online betalingen (bancontact, kredietkaart of Payconiq) te werken. Dit vereenvoudigt jullie administratieve opvolging en het gebruiksgemak voor leden, ouders & leiding. Deze ingestelde betaalmethodes kunnen ook gebruikt worden voor de inschrijving aan activiteiten, webshops en andere aanrekeningen. Zo hoef je (bijna) geen handmatige controles meer te doen van overschrijvingen of betalingen die achteraf/ter plaatse zijn gebeurd.

Alle betalingen

Hier krijg je een overzicht van alle betalingen die in het systeem aanwezig zijn, zowel de automatische via Stripe (bancontact & kredietkaart), Payconiq, overschrijving als ter plaatse/achteraf. Je kan vlot betalingen opzoeken via de zoekbalk en de status raadplegen (of wijzigen), zodat je weet of deze al dan niet is betaald.

💡
Je kan op elk moment een betaling als betaald of toch als niet (meer) betaald markeren. Je kan ook op elk moment een overzicht exporteren in Excel.

Te ontvangen bedragen

Op deze pagina vind je een lijst met alle totaalbedragen van leden die nog een openstaand bedrag hebben aan jullie KSA-groep. Zo kan je overzichtelijk zien welk lid hoeveel nog aan jullie KSA-groep moet betalen. Je kan ook via de mailfunctie (rechts bovenaan) een mailtje sturen naar deze leden om hen te herinneren om hun openstaande schuld te betalen.

Overzicht 'te ontvangen bedragen'

Zodra je op een lid klikt in dit overzicht, zie je een detail van hun openstaande schuld. Deze schuld kan meerdere inschrijvingen of aanrekeningen bevatten. Hier kan je openstaande bedragen markeren als betaald of verwijderen.

'In verwerking' = De betaling is onderweg. Dit is enkel mogelijk als het lid heeft gekozen om via overschrijving of ter plaatse te betalen, aangezien jullie handmatig moeten aanduiden of je het bedrag hebt ontvangen op jullie rekening. De betaling verliep niet rechtstreeks via Ravot. Instant online betalingen (Payconiq, bancontact of kredietkaart) zullen nooit 'in verwerking' staan, aangezien je de betaling direct ontvangt. Dit bedrag is (tijdelijk) niet zichtbaar op het account van het lid (of de ouder).

'Openstaand bedrag' = Het totaalbedrag van de openstaande schuld van een bepaald lid. Dit bedrag is ook zichtbaar op het account van dit lid (of ouder) als snelle actie, met de vraag tot betaling.

💡
Alle openstaande bedragen worden weergegeven als snelle actie op het profiel van het lid/ouder met de vraag om de betaling in orde te brengen. Het is dus zéér belangrijk om regelmatig de betalingen te controleren en openstaande bedragen als betaald te markeren (of te verwijderen), anders zal je hier vragen van leden/ouders over krijgen die al betaald hebben, maar nog steeds een snelle actie met een uitnodiging tot betaling op hun profiel zien. Je zal als KSA-groep enkel 'Te ontvangen bedragen' van leden hebben als jullie groep heeft ingesteld om (ook) via overschrijving, ter plaatse/achteraf te betalen of als je een extra aanrekening hebt gedaan via het profiel van het lid.
Openstaande bedragen van een lid raadplegen

Opvolging van 'Te ontvangen bedragen' & 'Overschrijvingen controleren'

Het is belangrijk om Overschrijvingen (als je deze betaalmethode hebt geactiveerd) regelmatig en tijdig op te volgen en betalingen op basis van jullie rekeninguittreksels van de bank al dan niet te markeren als betaald. Zodra je de betaling markeert als betaald, zal deze automatisch verplaatst worden naar Alle Betalingen.

0:00
/0:22

Betaling markeren als 'betaald'

Ook de Te ontvangen bedragen zal je regelmatig en tijdig moeten opvolgen door een herinneringsmail te versturen met de vraag om hun betaling zo snel als mogelijk in orde te brengen. Je kan er ook voor kiezen om automatische mails uit te sturen voor openstaande schulden van leden.

0:00
/1:05

Opvolging van 'Te ontvangen bedragen' & 'Overschrijvingen'

Automatische mails voor openstaande schulden van leden

Via de instellingen kan je ook automatische mails voor openstaande bedragen uitsturen. Als je deze functie aanvinkt, vergeet dan zeker ook niet de bijhorende e-mailsjablonen na te kijken en aan te passen indien nodig.

💡
Als je kiest voor automatische mails uit te sturen voor openstaande bedragen, stel je best enkel online betalingen in (die instant geregistreerd worden) of je zal héél regelmatig de betalingen via overschrijving moeten nakijken en aanduiden als betaald in Ravot.

Extra aanrekening ingeven of verwijderen

Wil je een extra aanrekening of terugbetaling registeren aan een lid? Open dan op de ledenfiche van het betreffende lid (dubbelklikken op de naam van het lid - onder het tabblad leden). Op het tabblad rekening kan je een extra bedrag met bijhorende omschrijving toevoegen of verwijderen. Deze aanrekening zal dan ook als openstaande schuld op het portaal van het lid/ouder zichtbaar zijn als snelle actie. Het lid (of ouder) kan deze openstaande schuld dan betalen naargelang jullie ingestelde betaalmogelijkheden.

Bedrag aanrekenen aan een lid
0:00
/0:31

Aanrekening verwijderen of markeren als betaald

💡
Volgens de standaard instellingen worden er geen automatische mails of andere reminders naar leden met een openstaande schuld verstuurd. Hiervoor zal je dus een via 'Te ontvangen bedragen' een mail moeten uitsturen naar één of meerdere leden of de automatische mails voor openstaande bedragen instellen.

Betalingen aan KSA Nationaal

De betaling van de lidgelden en eventuele extra aanrekeningen of correcties gebeuren maandelijks via Ravot. De betalingen aan provinciale & nationale evenementen gebeuren steeds tijdens de inschrijving. De uitgebreide info vind je terug via onderstaande knoppen. Je kan op elk moment ook jullie betaalbewijzen voor de betalingen die je aan ons hebt gedaan raadplegen via Ravot.

Betaling lidgelden aan KSA Nationaal
Deelname aan evenementen georganiseerd door de koepel