Overzicht

Activiteit aanmaken

Je kan via het groepsportaal (Mijn groep) als Ravotverantwoordelijke (of leiding met de juiste rechten) een activiteit aanmaken voor de leden en leiding van jouw KSA-groep.

ℹ️
De activiteitenmodule is beschikbaar voor jullie leden. Een lid (of ouder) moet dus een account in Ravot hebben en ingeschreven zijn voor het huidige werkjaar om zich te kunnen inschrijven voor jullie aangemaakte activiteiten. Zo kan je vlot de nodige persoonsgegevens (bv: digitale medische fiche) en andere info opvragen per activiteit. Achteraf kan je als KSA-groep eventueel deelnamebewijzen of fiscale attesten automatisch laten genereren en uitsturen naar de leden (of ouders).

De verkoopmodule gebruik je voor de bestellingen van openbare evenementen of verkopen zoals bv: eetfestijn, koekjesverkoop, fuif, uniformenverkoop, etc. Voor webshops die je aanmaakt in de verkoopmodule heb je geen account in Ravot nodig om een bestelling te plaatsen en is dus ook voor externen. Een webshop is dus niet voor gevoelige persoonsgegevens op te vragen (bv: medische fiche) en je kan achteraf ook geen (fiscale) attesten genereren.

Maak dus zeker de juiste keuze tussen een activiteit of webshop.

Stap 1: Een nieuwe activiteit aanmaken

Voor een activiteit aan te maken klik je op het tabblad Activiteiten in jullie groepsportaal (Mijn groep) en daarna op de knop +Nieuw (rechts bovenaan de pagina).

Stap 2: Algemene instellingen

Zodra je de activiteit aanmaakt, zal je de algemene instellingen moeten invullen zoals: start- en eindatum, uur, beschrijving, locatie, etc. Daarna kan je kiezen voor welke leeftijds- en werkgroep(en) je deze activiteit net wil openstellen. Je kan op elk moment de algemene instellingen wijzigen.

Beperkingen op leeftijds- of werkgroep(en): Iedereen die is ingeschreven in jouw KSA-groep voor het huidige werkjaar (niet perse verzekerd) kan zich inschrijven voor jouw aangemaakte activiteit. Je kan jouw activiteit ook openstellen voor een beperkt aantal leeftijds- of werkgroepen.

💡
Vergeet de standaard leeftijdsgroep 'leiding' niet aan te duiden als je een activiteit voor leden aanmaakt en je wilt dat leiding zich ook moet kunnen inschrijven.

Zichtbaarheid: Je kan kiezen of je deze activiteit (on)zichtbaar in de kalender met activiteiten wil laten weergeven of niet. De leden zullen deze activiteit dan ook niet terugvinden in de activiteitenkalender als deze op onzichtbaar staat. Als je de unieke inschrijvingslink al hebt gecommuniceerd, kunnen leden wel nog steeds inschrijven. Als je wil dat leden zich niet meer kunnen inschrijven, dan zet je de activiteit op gesloten. De activiteit open of gesloten zetten is dus niet hetzelfde als (on)zichtbaar.

Omslagfoto: Wil je graag een omslagfoto instellen die getoond wordt op de activiteitentegel in het overzicht met alle activiteiten? Dan kan je deze hier ook instellen.

Stap 3: Inschrijfinstellingen instellen

Je zal éénmalig de inschrijvingen moeten activeren bij de acties van deze activiteit als je wil dat leden of leiding zichzelf kunnen inschrijven voor deze activiteit (bv: uitstap, weekend of kamp).

Je kan ook activiteiten aanmaken zonder inschrijvingen te verzamelen, zodat ze enkel zichtbaar zijn in de activiteitenkalender van de betreffende leden of leiding, maar je hiervoor dus geen inschrijvingen wil verzamelen (bv: wekelijkse activiteit of leidersvergadering).

Bij de inschrijfinstellingen kan je o.a. het inschrijvingstarief van jouw activiteit instellen en nog zoveel meer:

Tarieven: Stel de prijs van jouw activiteit in, vergeet ook niet een kansentarief in te stellen als jullie groep hiermee werkt. Is jouw activiteit gratis? Dan stel je beide tarieven op €0 in.

Bundelkortingen: Hier kan je kortingen toevoegen (bv. broer/zus kortingen).

Inschrijvingen via ledenportaal: Hier kan je kiezen of een activiteit gesloten of open staat, waardoor deelnemers al dan niet kunnen inschrijven. Je stelt best ook steeds een datum in wanneer de inschrijvingen automatisch sluiten en openen.

Limiteer maximumaantal inschrijvingen: Als je een max. aantal inschrijvingen wilt instellen kan je dit hier doen (bv: x aantal bedden aanwezig op de locatie waar jullie kamp doorgaat).

Wachtlijst: Als je kiest om jouw inschrijvingen te limiteren, kan je er ook voor kiezen dat als de inschrijvingen vol zitten, ze op een wachtlijst terecht komen.

Persoonsgegevens verzamelen: Kies welke persoonsgegevens je wil opvragen. Vraag enkel persoonsgegevens op die relevant zijn, vaak zijn dit de standaardgegevens (grijs aangevinkt) en eventueel de medische fiche. Oudergegevens vraag je enkel op bij inschrijvingen van minderjarigen en het rijkregisternummer wordt al standaard opgevraagd bij alle -14 jarigen (fiscaal attest). Mis je bepaalde persoonsgegevens? Dan kan je zelf ook een nieuwe vragenlijst met persoonsgegevens aanmaken.

Eénmalige vragen: Je kan ook éénmalige vragenlijsten toevoegen aan jouw evenement. Deze vragen zijn enkel relevant voor deze specifieke activiteit (bv: Met welk vervoersmiddel kom je naar deze activiteit?). Gebruik deze éénmalige vragen niet om persoonsgegevens te verzamelen (of omgekeerd).

Betalingen opvolgen

De betaling aan jouw activiteit gebeurt bij de inschrijving. De inschrijving is pas definitief zodra het lid één van de ingestelde betalingsmethodes heeft gekozen en de (online) betaling in orde heeft gebracht. Als jouw evenement gratis is (tarief ingesteld op €0), dan zal de deelnemer het betalingsverzoek kunnen overslaan en kan men gewoon doorklikken om de inschrijving af te ronden.

ℹ️
De betaalmethode(s) die jullie hebben ingesteld bij de algemene instellingen van jullie groepsportaal zijn voor zowel de inschrijvingen met de start van het werkjaar als voor de inschrijvingen van jullie activiteiten van toepassing. Bij een webshop kan je eventueel andere selecteren, aangezien externen ook kunnen bestellen. Je kan op elk moment de ingestelde betaalmethode(s) in de instellingen wijzigen.

Een overzicht van de betalingen kan je als Ravotverantwoordelijke of Financieel verantwoordelijke (of leiding die deze rechten hebben verworven) terugvinden onder het tabblad boekhouding. Vergeet zeker de bijhorende betalingen niet op te volgen als jullie (ook) werken met de betaalmethodes overschrijving of ter plaatse. Bij de betaalmethodes bancontact en Payconiq worden de online betalingen instant geregistreerd als betaald in Ravot.

💡
De betaalmethode(s) die je aanduidt bij de instellingen zijn zowel van toepassing voor de betaling van de lidgelden als voor inschrijvingen aan activiteiten.

Rechten toewijzen aan medeleiding

Wil je graag rechten aan leiding toewijzen als Ravotverantwoorelijke, zodat medeleiding ook activiteiten voor hun leeftijds- of werkgroep kan aanmaken en beheren? Dan zal je hen eerst de juiste rechten moeten bezorgen. Klik op onderstaande knop voor meer info.

Toegangsrechten

Vragen of keuzemenu's en extra persoonsgegevens

Je kan ook extra persoonsgegevens of keuzemenu's toevoegen aan jouw activiteit. Via onderstaande knoppen vind je hierover meer info terug:

Keuzemenu('s) of vragen toevoegen aan activiteiten
Extra persoonsgegevens toevoegen aan activiteiten