Deelnamebewijs aanmaken

Ouders van leden kunnen via hun mutualiteit een tussenkomst kregen voor de deelname van hun kind aan een kamp, weekend of ander initiatief. Hiervoor hebben zij altijd een bewijs van deelname nodig. Deze moeten steeds worden opgemaakt door de organisator van het evenement.

Op deze pagina vind je terug hoe je als Ravotverantwoordelijke dit soort document voor jouw leden kan aanmaken.

Een nieuw bewijs aanmaken

Een nieuw bewijs van deelname kan je aanmaken via de activiteitenmodule. Deze vind je terug in het administratieportaal onder "Meer">"Documenten". Vervolgens klik je op "Nieuw document". Bij type document selecteer je "Deelname of inschrijvingsbewijs".

Geef het nieuwe document ook meteen een naam. Zo is het voor de ouders duidelijk voor welk evenement het bewijs dient.

Instellingen

Extra informatie

Onder "extra informatie" kan je bijkomende informatie meegeven op het bewijs.
Hierbij is het belangrijk om uitleg te geven welke informatie het bevat en wat ermee moet gebeuren.

Ondertekening

Elk bewijs van deelname moet ondertekend of afgestempeld worden. Je kan hiervoor de naam van deze persoon en de handtekening/stempel instellen. Deze zullen dan standaard op elk document worden weergegeven.

Zichtbare gegevens

Hier duid je aan welke gegevens moeten vermeld worden op het bewijs. Afhankelijk waarvoor het document moet gebruikt worden, zijn bepaalde gegevens vereist. Bij bepaalde mutualiteiten is bijvoorbeeld het rijksregisternummer vereist.

Inschrijving

Onder "Inschrijvingen" kan je het bewijs van deelname koppelen aan een bepaalde leeftijdsgroep of inschrijvingen voor een activiteit bv. kamp (als deze is aangemaakt in Ravot). Enkel voor de aangeduide groep(en) zal dan een bewijs worden aangemaakt.

Voorbeeld deelnamebewijs

Bewijzen publiceren

Als je alle informatie voor het bewijs hebt ingesteld, klik je onderaan op "Opslaan". Vervolgens kom je op onderstaand scherm terecht. Het document dat je zojuist hebt aangemaakt, is nu nog opgeslagen als een kladversie. Alvorens het zichtbaar wordt voor alle deelnemers, moet je het nog publiceren.

1) Documenten:
Op deze pagina kan je alle aangemaakte documenten bekijken.

2) Instellingen:
Hier kan je de instellingen (zichtbare gegevens, inschrijvingen,...) van het document aanpassen.

3) Automatische wijzigingen:
Ravot maakt automatische een bewijs op op basis van de gegevens in het systeem.

4) Documenten publiceren:
Door op deze knop te klikken, kan je het bewijs van deelname publiceren. Dit zal dan zichtbaar worden voor alle deelnemers.

5) Documenten verwijderen:
Als je op deze knop klikt, worden alle aangemaakte documenten definitief verwijderd.

Waar kunnen deelnemers hun bewijs terugvinden?

Wanneer je als Ravotverantwoordelijke een fiscaal attest of deelnamebewijs hebt aangemaakt en gepubliceerd, zal het aangemaakte document zichtbaar zijn op hun profiel in Ravot. Vanaf dat moment is het document beschikbaar en kunnen ze dit downloaden op het tabblad "Start". De deelnemer ontvangt hiervan geen melding of mail. Je brengt hen dus best ook op de hoogte door een mail (via Ravot) te versturen of via een ander kanaal.